Precisa frågor för att borra sig ner i kärnan

Gör en större revidering av mina olika färdigheter och kompetens för att ytterligare stärka de områden jag är bra på och som bidrar vidare till min roll. Personligen har jag för länge sedan släppt idén om att utveckla ens svagheter. Är övertygad om att det urvattnar mig som individ. Istället fäster jag större vikt vid att utveckla mig inom de områden som har gjort mig till den jag är och utmana gamla föreställningar och kunskaper som har passerat bäst-före-datum. Under revideringen kom jag över mina anteckningar från en av de bättre kurser jag har deltagit på: Precision questioning and answering med Dennis Matthies. Tänkte dela med mig av mina anteckningar och egna reflektioner. Jag kommer själv att göra en uppfräschning av kunskapen och skapa ett nytt frågeangreppssätt som passar nuvarande situation.

Precision questioning – vad är det?

Grundläggande principen bakom PQ & PA är att skapa effektivare verksamhetsmöten. Dessutom finns en inbygd effekt som utmanar ens föreställningar och öppnar sinnet för kritiskt tänkande. Den senare kräver en hel del medvetet arbete och övning, men jag tillämpade det framgångsrikt under åren på Microsoft. Genom praktiseringen av PQ & PA går det att bryta ner komplexa områden till kommunicerbara delar och öppna upp krystade skyttegravskrig för dialog. Utöver kunskapen om, och kompetensen kring, PQ & PA krävs en stor portion personligt mod. Att våga vara osvensk och kliva fram. (Vittnesmål ur egen erfarenhet: Ibland gör det ont och man får ta en hel del stryk och skit. Alternativet är att släppa på sin personliga integritet och låta bitterheten äta en från insidan. Utifrån det perspektivet är det lättare att stålsätta sig och stå upp för sin idé. Ända till man inser att den inte håller. Då är det bara att medge att man hade fel och konstruktivt gå vidare på ett annat spår.)

Så här fungerar det

Modellen grundas på frågeområden som faller inom sju kategorier:

  1. Go / NoGo: Behöver vi tala om det här?
  2. Clarification: Vad menar du?
  3. Assumptions. Vad är det för antaganden vi gör?
  4. Basic Critical Question: Hur vet vi att det är sant?
  5. Causes: Vad är det som orsakar det här?
  6. Effects: Vad blir effekten?
  7. Action: Vad är det som ska bli gjort?

Varje kategori utgör ett frågeområde där mängder av olika frågor kan ställas. Modellen bygger på att man börjar med högnivåfrågor inom en kategor för att därefter borra sig ner efter behov. Det kan handla om att verifiera något, testa hållbarheten i ett påstående eller bara skaffa sig information. Exempel på frågor per område hittar du hos Vervago.

Det finns ett antal principer att hålla sig till:

  • Princip 1: Var en situationsanpassad frågeställare först, därefter kan du bli en precis frågeställare. Det innebär att sätta frågor i rätt sammanhang/kontext och använda frågor som är relevanta för just den situationen.
  • Princip 2: Strukturen när du använder dig av PQ & PA liknar en gruva med större orter och många mindre tunnlar som förgrenas åt olika håll och går olika djupt. Gå aldrig djupare än du behöver.
  • Princip 3: I rollen som den som ställer frågor bär du sväva och flyta i vägningen mellan olika ingångsvägar. Även om du väljer en ingång kan situationen förändras och du behöver då ändra ditt angreppssätt. Var alltid tydlig med det du vill uppnå.
  • Princip 4: Den som svarar bör styras att svara på kärnfrågan först, för att därefter förklara detaljerna.
  • Princip 5: Svaret är alltid en förenkling. Som den som leder frågorna är det ditt ansvar att fokusera på det som är viktigt.
  • Princip 6: Låt det sociala sammanhanget färga hur du frågar, men inte vad du frågar. En sensorisk förmåga och fingertoppskänsla krävs för att inte vara burdus i fell sammanhang (ibland kan det vara lämpligt).

Utöver principerna finns ett antal värderingar som deltagare i en PQ & PA behöver (för)hålla sig till:

  • Rättframhet: Var öppen och rak i din talade och indirekta (kroppsspråk, tonläge) kommunikation.
  • Mod: Våga tackla svåra frågor och ducka inte.
  • Intellektuellt ”kontrakt”: Den som frågar står alltid för sina frågor, den som svarar står alltid för sina svar.

Lite råd från coachen (Matthies)

Tilliten är nyckeln till lyckat PQ & PA. Det krävs en hel del planering, analytisk förmåga och integritet för att lyckas i båda rollerna. Det gäller att hålla i minnet att flera faktorer kan påverka diskussionen:

  • Tonläget: Från hjälpande till neutralt. Från otåligt till straffande.
  • Tempot: Från lugnt och eftertänksamt till ett bombardemang.
  • Koncishet: Från att varje ord vägs på guldvåg till konversation.

Princip 5 säger att svaren alltid är förenklingar. Enligt Dennis finns det lägen när förenklingarna kan bli farliga och man behöver då se upp. Ett exempel är svar på kärnfrågan ihop med en varningsflagga: ”Baserat på vad vi vet idag”, ”bästa scenariot är” eller ”ett aggressivt datum skulle vara”. Ett annat bra sätt är att göra så kallade ”torpedo alerts”: Fråga om det är något som du behöver veta och som du inte har frågat.

Några tips till den som ställer frågor:

  • Om den som svarar har problem med att förstå dina frågor behöver du fundera på om du pratar för fort eller om du är för rakt på sak
  • Om den som svarar slarvar behöver du fundera på om du är för mycket konversationsbaserad
  • Om den som svarar smalnar av i svaren eller intar skyddsposition behöver du förstå om du är aggressiv eller attackerar för hårt. I så fall behöver du ändra tonläge och koppla om.

Några tips till den som svarar:

  • Du ger för mycket detaljer om motpartens ögon blir glasartiga, den börjar avbryta dig eller är irriterad
  • Du ger inte tillräckligt med detaljer om motparten visar tecken på förvirring på grund av din korthet eller irriteras för att behöva ”dra ur dig” saker
  • Säg inte till den som frågar att den inte kan sin sak. Erbjud något: ”Vill du att jag förklarar?”, ”Vill du ha en snabb definition av?”

Jag har haft nytta av kursen under lång tid. Har inte använt mig av kunskapen en tid och fräschar nu upp minnet för att komma tillbaka i bättre form för en ny tid och nya förutsättningar.

Annonser

One Comment

Lämna gärna din synpunkt

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s